Persónuverndarstefna Niko ehf.

Verndun persónugagna þinna, hvernig þeirra er aflað og með hvaða hætti er lykilatriði í persónuverndarstefnu okkar fyrirtækis og þeirra vörumerkja sem starfa undir hatti vörumerkisins Niko Travel Group sem er í 100% eigu Niko ehf. Við störfum samkvæmt gildandi lögum um persónuvernd og fylgjumst með ef þeim er breytt og uppfærum stefnu okkar því til samræmis.

1. UM OKKUR

Vörumerkin Ferðaskrifstofa eldri borgara, Kólumbus Ævintýraferðir og Kólumbus Siglingar eru í eigu Niko ehf. og starfa undir hatti Niko Travel Group sem er heiti samstæðu vörumerkjanna. Ferðaskrifstofuleyfi okkar veitir okkur rétt til að selja ferðir til viðskiptavina okkar skv. gildandi lögum og bjóðum við aðallega uppá ferðir út frá Íslandi á erlenda áfangastaði.  Skrifstofa fyrirtækisins er á Austurvegi 6, Selfossi en flestir starfsmenn starfa utan hennar, frá heimilum sínum eða tilteknum vinnustöðvum.  Opnunartími skrifstofu er alla virka daga frá kl. 9-17.  Ef spurningar vakna varðandi meðhöndlun á persónuupplýsingum skal hafa samband við forsvarsmann fyrirtækisins í síma 499-2960 eða með tölvupósti á netfangið niko@niko.is

2. ÞEGAR VEFUR OKKAR ER NOTAÐUR

Við notum ólíka tækni við söfnun og geymslu upplýsinga þegar vefurinn okkar er notaður, þ.m.t. fótspor (e. cookies). Fótsporum er komið fyrir í vafranum í þeim tilgangi að hámarka virkni vefsins og að gera um leið upplifun notenda sem besta. Við höfum uppfært fótspor og verklag með þau í samræmi við nýjar alþjóðlegar reglur sem tóku gildi sumarið 2023.

3. MEÐHÖNDLUN ALMENNRA FYRIRSPURNA UM FERÐIR TIL ÚTLANDA

SÉRHÓPAR: Við tökum við fyrirspurnum með tölvupósti eða símtali þar sem nafn tengiliðs, símanúmer og netfang er skráð, hvert ferðinni er heitið og hvenær.  Þær upplýsingar eru einungis notaðar til þess að vinna úr fyrirspurninni og sinna henni eftir okkar bestu getu.

BÓKANIR EINSTAKLINGA Á VEFNUM: Þegar fyrirfram ákveðin hópferð sem auglýst er á vef okkar er bókuð af einstaklingum skal fylla út nafn, kennitölu, heimilsfang, póstnúmer, farsíma, netfang og í sumum tilfellum vegabréfsupplýsingar þar sem fram kemur vegabréfsnúmer og gildistími.  Stundum þarf að kalla eftir afriti (ljósmynd) af aðal síðu vegabréfs þegar þess er krafist af erlendum birgjum.  Upplýsingarnar eru samstundis skráðar í eigin bókunarkerfi Niko ehf. og notaðar til að innheimta greiðslur og safna upplýsingum um ferðalanga í öryggisskyni meðan á ferð stendur og einnig til þess að framfylgja lögum og reglum á Íslandi sem og þess lands sem ferðast er til. Nauðsynlegt er að afla ofangreindra upplýsinga til þess að unt sé að bóka ferðina og ganga frá sölu hennar.

4. MEÐHÖNDLUN UPPLÝSINGA SEM AFLAÐ ER AF VEFNUM

Upplýsingum um hóp ferðamanna sem skrá sig í tiltekna ferð er dreift til innlendra birgja s.s. flugfélaga, erlendra birgja s.s. hótela og flugfélaga og loks til fararstjóra.  Þá eru dæmi um að landamæraeftirlit sem þess krefjast lögum samvkæmt í viðkomandi landi, fái tilteknar upplýsingar um ferðamenn sem ferðast á okkar vegum.   Upplýsingar eru mismunandi til ofangreindra aðila en fararstjórar fá allar upplýsingar fyrst og fremst í öryggisskyni ef nauðsyn reynist að hafa uppi á ferðamanni sem hefur orðið viðskila við hóp og/eða hefur óvænt lent í slysi eða horfið frá hópnum án þess að tilkynna það til fararstjóra.  Upplýsingar ferðakaupenda eru vistaðar á netþjóni í tölvukerfi okkar okkar sem síðan eru vistaðar hjá hýsigaraðila okkar á Íslandi.  Við geymum engar kreditkortaupplýsingar í okkar bókunarkerfi þar sem við notumst ekki við bókunarvélar.  Greiðslur með kreditkortum fara fram símleiðis með þeim hætti að viðskiptavinir lesa upp kortaupplýsingar sem slegnar eru samtímis inn í  þartilgert vefposaforrit sem samþykkir eða hafnar greiðslu tiltekinnar upphæðar.  Persónuupplýsingar ferðakaupenda eru hvorki notaðar til að taka sjálfvirkar ákvarðanir né vinna persónusnið (lög nr. 90, 27.júní, 2018, 22.gr.).

Upplýsingar ferðakaupenda eru geymdar í a.m.k. 6 mánuði eftir að ferð lýkur og lengur ef þörf krefur. Eftir þann tíma er persónugreinanlegum gögnum eytt en ópersónulegum gögnum haldið eftir í þeim tilgangi að halda utan um sögu og tölfræði fyrirtækisins.

5. RÉTTINDI VIÐSKIPTAVINA

Skráður einstaklingur hjá ferðaskrifstofunni á rétt á að fá upplýsingar um hvaða persónugögn eru varðveitt hjá ferðaskrifstofunni og hefur sömuleiðis rétt að fá þau leiðrétt séu þau röng. Í þeim tilfellum sem skrifstofan hefur aflað samþykkis á vinnslu persónugagna hefur skráður einstaklingur rétt á að taka það leyfi til baka hvenær sem er.  Þegar ferðaskrifstofan annast vinnslu á gögnum vegna samnings eða samþykkis, hefur skráður einstaklingur rétt á að óska eftir afriti af persónugögnunum.  Notandi getur farið fram á að gögnum hans sé eytt ef ferðaskrifstofan annast vinnslu á gögnum eða brýnna hagsmuna. Ef notandi telur vinnu ferðaskrifstofunnar með persónuleg gögn sín ekki vera með löglegum hætti getur hann krafist þess að sú vinna hætti tafarlaust.  Komi til þessa óskar ferðaskrifstofan eftir því að haft verði samband í samræmi við gefnar upplýsingar í 1. kafla þessarar persónuverndarstefnu. Verði viðskiptavinur ekki við þeirri ósk er honum í sjálfsvald sett að senda inn kvörtun til Persónuverndar.

6. MEÐHÖNDLUN UPPLÝSINGA SEM AFLAÐ ER AF VEFSÍÐUM

Öllum sem þess óska er frjálst að skrá sig á póstlista eða í Netklúbb Niko ehf. en skráningarform er birt á heimasíðum vörumerkja okkar.  Þar þarf einungis að skrá nafn og netfang. Þessar upplýsingar eru veittar með samþykki viðskiptavinar um að hann fái sendan reglubundinn markpóst frá vörumerkjum okkar.  Upplýsingarnar eru varðveittar í sérstökum gagnabanka sem er uppfærður reglulega.  Lögum skv. er öllum heimilt að afskrá sig af þeim póstlista sem viðkomandi skráði sig upphaflega á.

7. UPPFÆRSLUR Á PERSÓNUVERNDARSTEFNU OKKAR

Reglulega verður Persónuverndarstefna okkar endurskoðuð og uppfærð ef ástæða er til. Ef til þess kemur að við viljum nota gögn notenda á annan hátt en fram hefur komið mun samband verða haft við notendur til að láta þá vita og leita eftir samþykki þeirra ef notkun er þess eðlis að þess sé þörf.  Við uppfærum útgáfudag stefnunnar í hvert sinn sem henni er breytt.

Gefið út á Selfossi,  28.12. 2023.

Niko ehf. | Kt: 590110-1750 | Vsk. nr. 103799 | Austurvegi 6, 2.h., 800 Selfoss | Sími: 499-2960 | Netfang: niko@niko.is